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安徽医专档案全宗简介

作者:安徽医专 > 校办公室 时间:2010-11-16 点击数:

一、学校及综合档案室概况

安徽医学高等专科学校是经省政府、教育部批准建立的一所具有50多年办学历史的公立普通高等医学院校,隶属省卫生厅,业务上接受省教育厅指导,主要举办医学专科和高职教育。

学校设有5系2个学部21个专业,在校生约8000人。专任教师280人,其中高级职称72人(正高10人,副高62人),省级教学名师2人,另有一支由行业、企业专家组成的稳定兼职教师队伍。是“全国精神文明建设工作先进单位”、“全国卫生系统先进集体”,安徽省高职高专示范院校重点培育单位。

校综合档案室成立于1987年,隶属校长办公室。现有专职档案员1人,馆员资格。档案室建筑面积80多平方米,其中库房面积40余平方米。档案室配有计算机、打印机、复印机、扫描仪、空调、防磁柜、去湿机、吸尘器、档案柜、数码照相机、档案装具等设备。

近年来,综合档案室认真履行档案管理的职责,积极宣传贯彻《中华人民共和国档案法》和《安徽省档案条例》。在做好档案的接收、整理、保管、提供利用等业务工作的基础上,加强档案管理工作,建立健全学校档案管理网络;制定了《档案管理暂行办法》和档案的收集、整理、安全保密、利用、鉴定与销毁等各项规章制度;编制了《文件材料归档范围与保管期限表》、《安徽医专档案实体分类、编号、排列规则》等规范性文件。

二、档案全宗概述

我校档案,由党群、行政、人事、教学、学生、出版、财会、基建、仪器设备、声像(照片)、实物共十一大类组成,形成了一个完整的全宗体系。

按照安徽省档案局编制的《归档文件整理讲义》要求,2000年以前的文书档案实行以案卷为单位保管,以后的文书档案实行以件为单位保管。包括基建、财会、科研、仪器设备等类的档案在内,现有以卷为保管单位的档案2976卷(册),其中永久662卷(册),长期1032卷(册);以件为保管单位的档案8187件,其中永久1509件,长期3383件。

录音、录像、影片档案20余盘,光盘档案50余张,照片档案540余张。

实物包括我校历年获得的奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书和有关领导名人为我校的题词等。

学校人事档案(特指职工个人档案)和教师业务档案(特指教师个人以往日常工作的档案资料)考虑到工作方便,现集中存放在人事处档案室和教务处档案室。

三、分类、编目方法及检索工具

分类方法:根据国家教委颁布的《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》和《安徽医专档案实体分类、编号、排列规则》,将我校档案实体分成了党群、行政、教学等十个大类,完整的反映了学校工作的全貌。

编目与检索:采用“津科-110”档案管理软件,建立数据库,将所有文件按照归档文件目录的必备项进行条目录入,微机检索,同时打印出案卷目录,以备手工检索。现有机读目录共9394条,书本式目录20余本。

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